IT-Strategien: Wie man den richtigen Weg für das Unternehmen findet

Eine klare IT-Strategie ist in der heutigen digitalen Welt unserer Meinung nach von großer Bedeutung. Auch wenn es einige Stimmen gibt, die sagen, dass in einer solch disruptiven Welt mit schnell aufeinanderfolgenden technologischen “Revolutionen” die strategische Planung in Unternehmen unmöglich und dadurch unnötig wird, sind wir der Meinung, dass es umso wichtiger ist, eine klare strategische Stoßrichtung zu haben.

Strategie bedeutet bei richtiger Implementierung und Sichtweise nämlich nicht Unflexibilität, Starrheit und Langsamkeit, sondern die Stärkung von dynamischen Fähigkeiten, mit denen Organisationen schnell auf sich verändernde Bedingungen eingehen können.

Eine Strategie in diesem Sinne verfolgt also das langfristige Ziel, die dynamischen Fähigkeiten eines Unternehmens zu stärken, mit deren Hilfe dem Geschäftsmodellwandel eine strategische Stoßrichtung gegeben werden kann. Eine IT-Strategie versucht das nicht “nur” mit den Akteuren, Produkten oder Dienstleistungen und Strukturen einer Organisation, sondern auch mit der vorhandenen oder einzuführenden IT-Infrastruktur. Sie dient dazu, die Ziele des Unternehmens mit den Möglichkeiten und Herausforderungen der digitalen Welt in Einklang zu bringen. Sie gibt die Stoßrichtung vor, wie Unternehmen Technologien einsetzen können, um kurz- und mittelfristig das Geschäftsmodell und Geschäftsprozesse zu optimieren oder eben schnell anpassen zu können.

Die meisten Unternehmen haben eine Strategie – oder etwas, was sie als solches bezeichnen. Wichtig ist, dass Strategien auf unterschiedliche Arten und Weisen entstehen. Strategische Prozesse können sowohl durch emergente, also eher unbewusste Prozesse oder intendierte, als gezielt gesteuerte Prozesse entstehen. In vielen mittelständischen, aber auch großen Unternehmen spielen emergente Prozesse eine große Rolle in der Geschäftsmodellentwicklung, Technologiewahl und in der Definition neuer Ziele.

Beispiele für Emergente Prozesse:

• Strategie als zufälliges Ergebnis von Experimentieren und Lernen
• Ressourcenallokation – Strategie durch zufälliges Verteilen von Ressourcen durch individuelle Priorisierungen von Entscheidungsträgern
• Strategie als das Ergebnis von politische Aushandlungsprozessen
• Strategieentwicklung durch kulturelle Prozesse

Beispiel für intendierte Prozesse:

• Strategie als Ergebnis von Vision und Führung
• Strategieentwicklung auf Basis von Planung
• Von außen aufgezwungene Strategien (unter anderem DSGVO-Verordnungen)

Meistens laufen diese Prozesse in der Praxis parallel sowie in unterschiedlichen Ausprägungen ab. Die Herausforderung besteht darin, ein gesundes Mittelmaß zwischen intendierten und emergenten Prozessen zu finden sowie einen kontrollierbaren Rahmen zu schaffen, der Innovation und Wandel ermöglicht.

Eine klare IT-Vision ist grundlegend für die Strategie- und Prozessentwicklung sowie das Etablieren von Veränderungen. Es müssen Formate sowie Methoden gewählt werden, die zur Vision passen und die dynamischen Fähigkeiten eines Unternehmens stärken, agile Projektplanung ermöglichen und gleichzeitig als Roadmap Orientierung bieten können. Ebenso müssen die Prozesse SMART – also auch messbar sein. Sonst überwiegen emergente Prozesse und man überlässt zu viel dem Zufall oder das angestrebte Ziel verliert den Charakter von Ernsthaftigkeit. Gerade in der Messung von Prozessen kann eine geeignete IT-Infrastruktur von großer Hilfe sein. Mehr dazu gibt es unter Tools und Best Practices.

Das Ziel einer IT-Strategie sollte unserer Meinung nach Folgendes beinhalten:

Die Stärkung der dynamischen Fähigkeiten für proaktives Agieren, BEVOR es Veränderungen am Markt gibt, also eine Tendenz weg vom Reagieren hin zum Agieren. Gleichzeitig sollte die Fähigkeit schnell auf Veränderungen reagieren zu können gestärkt werden. Auch hier gibt es IT-Infrastrukturen, die diesem Gedanken eher entsprechen und solche, mit denen ein schneller Wandel schwieriger wird.

Obwohl die strategische Führung einer Organisation als „Königsdisziplin“ für Manager gilt, wird ihr häufig eine geringe Priorität zugewiesen, da operative Themen oft Vorrang haben. In der Theorie gibt es unterschiedliche “Phasen-Modelle”, wie das Business Process Reengineering Modell, die eine Blaupause liefern, wie IT-Strategien, erstellt und umgesetzt werden können. Mit folgenden fünf Schritten lassen sich strategische Führung, ein konkreter Plan sowie messbare Ziele implementiert werden.

• Analysephase: Wo stehen wir derzeit und welche Handlungsmöglichkeiten gibt es? Diese Frage wird anhand der aktuellen und Markt- und Wettbewerbslage durchgeführt. Ebenso sollten unternehmensinterne Ressourcen sowie Kompetenzen und Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter:innen erfasst werden. Das Ergebnis dieser Phase sollten die Stärken und Schwächen eines Unternehmens aufzeigen, also eine klare Definition der Ausgangslage.

• Identifizierung IT strategischer Optionen: Die Identifikation und Evaluierung zukünftiger Entwicklungen und Möglichkeiten sollte im Mittelpunkt der Analyse stehen. Hierfür bieten sich Szenariotechniken an. Ähnlich einer Wetterprognose werden auf Grundlage der Ausgangssituation eines Unternehmens sowie des Umfelds zukünftige Szenarien erstellt. Diese sollten das gesamte Geschäftsmodell abdecken. Heißt es werden künftige Entwicklungen sowie Anforderungen für jeden Bereich des aktuellen und angestrebten Geschäftsmodells entwickelt. Das Ziel dieser Phase ist die Herausarbeitung von Chancen, Gefahren und möglichen erfolgreichen Maßnahmen. Das könnte unter anderem die Einführung oder Anpassung eines ERP-Systems sein.

• Entwicklung einer IT Strategie: In dieser Phase wird die Vision für die Organisation entwickelt. Diese enthält typischerweise drei Module.

Zieldefinition: Für die Stakeholder werden Motivation und Mission der IT-Strategie und Technologien sowie  Ziele und Grundwerte und das Nutzenversprechen entwickelt und beschrieben.

Erstellung eines Leistungsheftes: Die für die Zukunft notwendigen strategischen Fähigkeiten und Technologien werden hier beschrieben und zusammengefasst.

Strategische Positionierung auf dem Markt: Beschreibung der Positionierung innerhalb des Wettbewerbsumfeldes in Relation zu Mitbewerbern und zum Marktumfeld.

Mithilfe dieser drei Module können Handlungsoptionen und mögliche Technologien evaluiert und erstellt werden.

• Gestaltung und Planung des Management-Prozesses: Vor der Umsetzung sollten Sie sich überlegen, wie der Prozess begleitet werden muss und wie Sie Ihre Mitarbeiter:innen motivieren, diesen Prozess zu begleiten. Insbesondere die Erzeugung von Agilität durch entsprechende Prozess Management Methoden wie Scrum oder Lean sollten vorab implementiert werden. Dies ist vorwiegend wichtig, da sich bei der Umsetzung das Umfeld des Unternehmens und die Ansprüche an eine Software schnell ändern können.

• Umsetzung der Strategie: eine letzte Überprüfung, ob die in den vorherigen Schritten getroffenen Annahmen noch aktuell sind. Die erstellten Handlungsoptionen sind umzusetzen und es kann damit begonnen werden, die gewünschten Technologien zu implementieren. Regelmäßiges Monitoring sowie Controlling der angenommenen Prämissen sowie der Rahmenbedingungen und des Umsetzungsprozesses sollten durchgeführt werden.

“Nicht das Ereignis selbst ist kritisch oder belastend, sondern die subjektive Wahrnehmung durch die Betroffenen macht das Ereignis zu einem solchen.”

Veränderungen, auch wenn es “nur” die IT-Infrastruktur betrifft, fordern auch immer Veränderungen bei Ihren Mitarbeiter:innen. Der Erfolg in der Umsetzung von IT-Strategien steht und fällt mit Ihren Mitarbeitern. Kommunikation ist entsprechend ein maßgeblicher Erfolgsfaktor. Daher sollten von Beginn an die entsprechenden Mitarbeiter:innen in das Boot geholt werden. Rücksprachen und Feedbacks zu aktuellen und Funktionen möglicher neuen Systeme helfen Ihnen einen vollumfänglichen Leistungskatalog zu erstellen. Ebenso ist dies auch eine Methode, durch die sich Mitarbeiter “gehört” fühlen. Wir sind vorwiegend IT-Experten – daher belassen wir es an dieser Stelle mit dem Hinweis, dass Kommunikation neben der richtigen Systemwahl- und Integration wichtig für die erfolgreiche Umsetzung ist. Daher schauen wir uns besser nützliche Tools für eine erfolgreiche Projektkommunikation sowie Kollaboration an!

Mittlerweile gibt es eine Menge Tools, die Sie bei der Erstellung von IT-Strategien unterstützen können. Die wenigsten Unternehmen verzichten vollständig auf diese. Wir verwenden unter anderem ein von uns angepasst Redmine-System als Ticket- sowie Projektmanagement Tool. Aber auch Asana oder Jira sind gängige Tools, mit denen Projekte wie die Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien erfolgreich unterstützt werden können. Redmine ist ein freies, Open-Source basiertes und sehr anpassungsfähiges Projektplanungs- und Managementwerkzeug. Mit diesem können Projekte sehr granular bis zu einzelnen Aufgaben leicht gemanagt werden. Es verfügt über ein konfigurierbares Issue-Tracking-System, Wikis und Diskussionsforen, Zugriff auf Versionsverwaltungsysteme wie Git, Apache oder CVS und viele weitere sehr nützliche Funktionen.

Mehr zu Redmine finden Sie hier.

Auf Dev-Ebene ist Gitlab das Tool unserer Wahl. GitLab ist eine Webanwendung zur Versionsverwaltung für Softwareprojekte. Dieses bietet viele nützliche Funktionen wie Issue-Tracking-System mit Kanban-Board, Continuous Integration und Continuous Delivery (CI/CD)-Tools, Wiki-Funktionen, Container-Registry-Funktionen , Sicherheitsscanner für Container und Sourcecode sowie Multi-Cluster-Verwaltung und -Überwachung. Ebenso lässt es sich leicht in AWS oder Google Cloud integrieren und ist über eine API fernsteuerbar.

Mehr zu Gitlab finden Sie hier

Allgemein sollte bei der Verwendung von Tools überlegt werden, ob man proprietäre Systeme oder Open-Source basierte Systeme verwenden möchte. Wir sind große Verfechter von Open-Source basierter Software, da hier in der Regel ein Vendor Lock-in vermieden werden kann. Diese können schnellem Wandel kontraproduktiv entgegenstehen, da man sein aktuelles System nicht “mal eben” auf ein neues System migrieren kann. Auch wenn die Migration von Systemen in der Regel komplexer ist, kann es bei proprietären Systemen geschehen, dass eine Migration nahezu unmöglich wird. Ebenso sollte für die strategische Stoßrichtung überlegt werden, inwieweit sich die IT-Infrastruktur modular und composable gestalten lässt. Je modularer Ihre IT-Infrastruktur ist, desto schneller lassen sich Veränderungen vornehmen, neue Funktionen hinzufügen oder alte nicht mehr gebrauchte entfernen.

IT-Strategien helfen dabei, nicht den Überblick zu verlieren und verhindern eine zufällige und beliebige Auswahl von IT-Systemen. Zufällig und beliebig deshalb, da ohne Strategie und “Plan” Entscheidungen zufällig getroffen werden. Also nach Vorerfahrungen, Vorstellungen oder Vorlieben Ihrer Mitarbeiter:innen bei einem zufälligen Café, bei dem nicht alle Akteure beteiligt sind. Strategien sollten nicht als etwas “starres” und “unflexibles” gesehen werden. Ganz im Gegenteil, eine gute IT-Strategie, beinhaltet die Annahme für die Notwendigkeit ständigen Wandels und Anpassungsfähigkeit und soll diesem einen fundierten Rahmen verpassen.