Automatisierung der Geschäftsprozesse mit Shopware 6

  • Maximilian Briegel
  • 11.07.2024

TL;DR

Der Rule Builder und der Flow Builder in Shopware 6 bieten leistungsstarke Tools zur Automatisierung und Anpassung von Geschäftsprozessen. Der Rule Builder ermöglicht es, spezifische Bedingungen zu definieren, um Versand- und Zahlungsoptionen, Preise und Content dynamisch zu steuern. Der Flow Builder erweitert diese Funktionalität, indem er komplexe Prozesse automatisiert, wie z.B. automatische E-Mail-Benachrichtigungen und Bestandsaktualisierungen. Zusammen sorgen sie für eine flexible und effiziente Verwaltung Deiner Shopware-Prozesse, verbessern die Kundenerfahrung und optimieren interne Abläufe.

Unser Leitfaden beleuchtet die verschiedenen Aspekte der Geschäftsprozessautomatisierung mit dem Shopware 6 Workflow Builder und gibt praktische Tipps zur Umsetzung.

Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung: Wieso überhaupt Automatisierung?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Shopware 6 bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  • Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Mitarbeiter sich auf strategische und kreative Tätigkeiten konzentrieren​​
  • Kostenreduktion: Automatisierte Prozesse sind in der Regel schneller und kostengünstiger als manuelle Abläufe.
  • Fehlerreduktion: Automatisierte Systeme minimieren menschliche Fehler und sorgen für eine gleichbleibend hohe Qualität der Ergebnisse​​.
  • Skalierbarkeit: Automatisierte Prozesse können einfach skaliert werden, um den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden​​.

Jede Investition, sei es in Zeit oder Geld, in eine sinnvolle Automatisierung deiner Shopware Prozesse bringt also einen mehrschichtigen umfassenden ROI. Bevor man individuelle Workflows automatisiert, solltest du diese sorgfältig planen.

Planungstipps: Automatisierung in Shopware 6 planen und implementieren

  • Prozesserfassung: Identifiziere alle Geschäftsprozesse, die automatisiert werden können.
  • Zieldefinition: Definiere klare Ziele, die durch die Automatisierung erreicht werden sollen, wie z.B. die Reduktion der Bearbeitungszeit von Bestellungen oder die Verbesserung der Kundenzufriedenheit​​.
  • Tool-Auswahl: Entscheiden Sie sich für die geeigneten Automatisierungstools innerhalb von Shopware 6, wie den Flow Builder und andere Integrationen.
  • Pilotprojekte: Starten Sie mit kleinen Pilotprojekten, um die Funktionalität und den Nutzen der Automatisierung zu testen​​.
  • Schulung und Support: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter entsprechend geschult werden und der IT-Support für die neuen Systeme bereitsteht.

Unterschiede zwischen dem Rule Builder und dem Flow Builder in Shopware 6

Die Unterscheidung zwischen dem Rule Builder und dem Flow Builder in Shopware 6 kann zunächst verwirrend sein, da beide Tools zur Automatisierung und Anpassung von Geschäftsprozessen dienen. Doch sie verfolgen unterschiedliche Ansätze und haben jeweils spezifische Anwendungsbereiche. Lass uns das anhand von anschaulichen Beispielen verdeutlichen.

Rule Builder: Die Bedingungen festlegen

Der Rule Builder in Shopware 6 ermöglicht es Dir, “Statements” zu definieren, die je nach Kontext wahr oder falsch sind. Diese Statements basieren auf bestimmten Bedingungen wie Warenkorbinhalt, Datum und Uhrzeit oder Kundengruppe. Stell Dir den Rule Builder als eine Art “Wenn-Dann-Logik” vor.

Beispiel: VIP-Kundenrabatt

Angenommen, Du möchtest, dass Neukunden und VIP-Kunden automatisch 10 % Rabatt auf ihren Einkauf erhalten. Mit dem Rule Builder kannst Du eine Regel erstellen, die überprüft, ob der Kunde zu einer dieser Gruppen gehört. Ist dies der Fall, wird der Rabatt gewährt.

Ohne den Rule Builder müsstest Du jede Bedingung manuell konfigurieren, was zeitaufwendig und unflexibel wäre. Der Rule Builder hingegen bietet eine dynamische Möglichkeit, diese Anpassungen zu machen, unabhängig davon, ob Du im B2C-, D2C- oder B2B-Bereich tätig bist.

Flow Builder: Den Ablauf definieren

Der Flow Builder geht einen Schritt weiter, indem er es ermöglicht, den Ablauf von Geschäftsprozessen basierend auf vordefinierten Triggern zu planen und zu automatisieren. Während der Rule Builder Bedingungen festlegt, definiert der Flow Builder, was passieren soll, wenn diese Bedingungen erfüllt sind.

Beispiel: Bestellprozess anpassen

Stell Dir vor, ein Kunde gibt eine Bestellung auf. Mit dem Flow Builder kannst Du eine Regel erstellen, die verschiedene Aktionen auslöst, basierend auf diesem Ereignis. Zum Beispiel:

  1. Trigger: Eine Bestellung wurde aufgegeben.
  2. Bedingung: Der Kunde kommt aus Europa und der Warenkorbwert beträgt mehr als 100 €.
  3. Aktionen: Versende eine Bestellbestätigung, aktualisiere den Lagerbestand und informiere das Versandteam.

Ohne den Flow Builder wäre es schwierig, solche komplexen Workflows zu erstellen, die mehrere Schritte und Bedingungen umfassen. Der Flow Builder ermöglicht es, diese Prozesse zu automatisieren und somit die Effizienz zu steigern.

Hauptunterschiede von Flow- und Rule Builder in Shopware 6 im Überblick

Hauptunterschiede im Überblick Rule Builder Flow Builder
Fokus Legt Bedingungen fest, die geprüft werden (z.B. Rabatte für bestimmte Kundengruppen). Definiert den Ablauf und die Aktionen, die nach dem Erfüllen der Bedingungen erfolgen (z.B. Versand von E-Mails, Lageraktualisierungen).
Anwendungsbereich Intern innerhalb von Shopware zur Anpassung von Regeln und Bedingungen. Kann auch Aktionen außerhalb von Shopware auslösen und Prozesse über mehrere Systeme hinweg automatisieren.
Flexibilität Prüft das aktuelle Verhalten und Bedingungen. Ermöglicht zeitversetzte Aktionen und komplexe Automatisierungsabläufe.

Anwendungsbereiche für den Rule Builder in Shopware 6

Promotions

Plane gezielte Marketingaktionen, indem Du Bedingungen und Unterbedingungen im Rule Builder miteinander verknüpfst. Nutze Faktoren wie Kundenstatus, Verkaufskanal, Datum, Warenkorbwert und Lagerbestand, um gezielt Rabattaktionen zu steuern und Deine Verkaufsstrategien zu optimieren.

Zahlungsoptionen

Bestimme, welche Zahlungsoptionen Deinen Kunden zur Verfügung stehen sollen, abhängig von Bedingungen wie Kundenstatus oder Bestellwert. So kannst Du beispielsweise festlegen, dass Neukunden nur per Vorkasse oder Kreditkarte zahlen können, während Stammkunden auch die Option auf Rechnung oder Ratenzahlung haben. Dies minimiert das Risiko von Zahlungsausfällen.

Preisgestaltung

Zeige unterschiedliche Preise in Deinem Shop an, basierend auf Standort, Währung, Kundenstatus oder Bestellmenge. Erstelle separate Preiskataloge für B2C- und B2B-Kunden und biete differenzierte Preise für bestimmte Tage oder Uhrzeiten, wie beispielsweise günstigere Preise am Wochenende, um Deine Umsätze zu steigern.

Content

Nutze CMS-Regeln, um festzulegen, welche Kunden bestimmte Seiten oder Inhalte in Deinem Shop sehen können. Dies ist ideal für regionale Kampagnen oder exklusive Angebote für bestimmte Kundengruppen. Die Konfiguration erfolgt intuitiv und ohne Programmierkenntnisse, verfügbar in Shopware Evolve und Shopware Beyond.

Der Flow Builder

Kombiniere die Bedingungen des Rule Builders mit den erweiterten Automatisierungsoptionen des Flow Builders. So kannst Du komplexe Geschäftsprozesse effizient und flexibel automatisieren. Klingt kompliziert? Ist es nicht! Weitere Details findest Du auf der Flow Builder Seite.

Versand

Gestalte individuelle Lieferoptionen und automatisiere die Berechnung der Versandkosten basierend auf verschiedenen Bedingungen wie Land, Region, Postleitzahl, Gewicht und Kundenstatus. Auf diese Weise optimierst Du die Customer Journey von der Bestellung bis zur Lieferung.

Beispiel: Automatisierung mit dem Shopware 6 Flow Builder

Der Flow Builder verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Komplexität auf mehrere Schritte reduziert. Als Nutzer kannst du somit auch ohne tiefere Programmierkenntnisse komplexe Workflows erstellen und verwalten​​. Es gibt einige Standard Flows und Flow Templates in Shopware 6, die die grundlegenden Prozesse deines Shops bereits automatisieren können. Darüber hinaus kannst du aber auch für deinen Shop benötigte individuelle Flows kreieren. Wie das funktioniert, schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.

Anwendungsbereich zur Nutzung des Flowbuilders mit Shopware 6

Dokumentenerstellung

Erstelle automatisiert Rechnungen und andere wichtige Dokumente. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass alles korrekt und pünktlich erledigt wird.

Event-basierte Benachrichtigungen

Richte automatische Benachrichtigungen ein, um Dein Personal zu informieren, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. So bleibt jeder immer auf dem Laufenden.

Interne Kommunikation

Automatisiere Geschäftskommunikation: Informiere Dein Team automatisch über wichtige Ereignisse und Aufgaben.

Lieferanten-Interaktion

Vereinfache Arbeitsabläufe: Definiere spezifische Arbeitsabläufe, um die Interaktionen mit Deinen Lieferanten zu automatisieren. Dies spart Zeit und reduziert Fehler in der Kommunikation.

Tag-basierte Kategorisierung

Mit Tags kannst Du Deine Kunden und deren Bestellungen in spezifische Kategorien einteilen. So behältst Du immer den Überblick und kannst gezielt auf verschiedene Kundengruppen eingehen.

Individuelle Lieferoptionen

Optimiere Deine Versandprozesse: Automatisiere und optimiere die Lieferoptionen für Deine Kunden. So kannst Du sicherstellen, dass jede Bestellung pünktlich und effizient abgewickelt wird.

Personalisierte Nachrichten

Nutze Deine Tags und Kategorien, um personalisierte Nachrichten an Deine Kunden zu senden. Dies erhöht die Relevanz Deiner E-Mails und verbessert die Kundenbindung.

API-Integration

Mit Webhooks kannst Du Daten an API-basierte Drittsysteme übermitteln. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration und Automatisierung über verschiedene Plattformen hinweg (nur in Shopware Envolve und Shopware Beyond).

Bestellmanagement

Automatisiere die Verwaltung von Bestell- und Zahlungsverfahren. Setze den Bestellstatus automatisch und passe die Verfahren je nach Bedarf an.

Vergleich der Anwendungsbereiche von Rule Builder und Flow Builder in Shopware 6

Anwendungsbereiche Rule Builder Flow Builder Überschneidungen
Versand Bedingungen für Lieferoptionen und Versandkosten Automatisierung von Versandprozessen Optimierung der Lieferkette
Zahlungsoptionen Bedingungen für verfügbare Zahlungsmethoden Automatisierung von Zahlungsprozessen Risikominimierung bei Zahlungen
Preisgestaltung Unterschiedliche Preise je nach Standort, Währung, Kundenstatus - Anpassung der Preismodelle
Content Regeln für den Zugriff auf bestimmte Inhalte - Personalisierte Kundenerfahrungen
Promotions Bedingungen für Rabatte und Werbeaktionen - Strategische Rabattaktionen
Geschäftsprozess-Automatisierung - Automatisierung komplexer Geschäftsabläufe Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Erste Schritte mit dem Flowbuilder in Shopware 6

  1. Flowbuilder öffnen Gehe zu Einstellungen > Shop > Flowbuilder. Hier findest Du eine Liste aller Flows, egal ob aktiv oder inaktiv.
  2. Neuen Flow erstellen Klicke auf Flow hinzufügen, um einen neuen Flow zu erstellen. Gib dem Flow einen Namen, z.B. “Bestellbestätigung”, und füge eine Beschreibung hinzu, die den Zweck des Flows erklärt.
  3. Priorität festlegen Bestimme die Priorität des Flows, um die Reihenfolge der Ausführung zu definieren, falls mehrere Flows denselben Trigger haben. Eine höhere Zahl bedeutet eine höhere Priorität.
  4. Flow aktivieren Setze den Flow auf aktiv, damit er nach der Erstellung sofort verwendet werden kann.

Flowbuilder in Shopware 6 konfigurieren

  1. Trigger auswählen: Wähle einen Trigger aus, der den Flow auslöst. Für eine Bestellbestätigung wählst Du den Trigger Bestellung ist eingegangen.
  2. Bedingung hinzufügen: Füge eine Bedingung hinzu, die definiert, unter welchen Umständen der Flow ausgeführt wird. In unserem Fall nutzen wir die Bedingung always valid, damit die Bestellbestätigung immer verschickt wird.
  3. Aktion hinzufügen: Füge eine Aktion hinzu, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist. Wähle E-Mail verschicken und konfiguriere die E-Mail-Einstellungen:
  4. Absenderadresse: Die Adresse, von der die E-Mail gesendet wird.
  5. Empfänger: Der Kunde oder ein Administrator.
  6. E-Mail-Template: Wähle das Template für die Bestellbestätigung aus.
  7. Flow beenden: Füge eine Aktion hinzu, um den Flow zu beenden, falls die Bedingungen nicht erfüllt sind. Hier kannst Du Flow anhalten auswählen, damit keine weiteren Aktionen ausgeführt werden.

Erste Schritte mit dem Rulebuilder in Shopware 6

1 Rule Builder öffnen

  • Navigiere zu Einstellungen: Gehe zu Einstellungen > Shop > Rule Builder.
  • Bestehende Regeln ansehen: Shopware liefert im Standard bereits einige Regeln mit, wie z.B. “Always Valid” (immer gültig) oder “Cart ≥ 0 (Warenkorb enthält Artikel).

2 Neue Regel erstellen

  • Regel erstellen: Klicke auf Regel erstellen.
  • Name und Beschreibung: Gib der Regel einen aussagekräftigen Namen und eine Beschreibung, die den Zweck der Regel erklärt.
  • Priorität festlegen: Bestimme die Priorität der Regel, um festzulegen, welche Regel zuerst angewendet wird, falls mehrere Regeln gleichzeitig greifen. Höhere Zahlen bedeuten höhere Priorität.
  • Typ auswählen: Beschränke die Regel optional auf einen speziellen Zweck, wie Versandart, Zahlungsart oder Preis.
  • Tags hinzufügen: Füge Tags hinzu, um die Übersichtlichkeit zu bewahren, besonders wenn Du viele Regeln hast.

3 Bedingungen festlegen

  • Bedingungen hinzufügen: Definiere die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit die Regel als wahr gilt. * Beispiel: Wähle “Gesamtsumme im Warenkorb” und setze die Bedingung auf “größer oder gleich 100 €”.
  • Weitere Bedingungen verknüpfen: Du kannst Bedingungen mit “UND” oder “ODER” verknüpfen, um komplexere Regeln zu erstellen. * Beispiel: Füge hinzu, dass die Rechnungsadresse entweder in Deutschland oder in Polen sein muss.
Beispiel: Versandart einschränken
  • Regel für Versandart erstellen: Erstelle eine Regel namens “Versand nach Deutschland”.
  • Lieferland festlegen: Setze die Bedingung, dass das Lieferland Deutschland sein muss.
  • Regel zuweisen: Wechsle zur Versandart und wähle die eben erstellte Regel unter “Verfügbarkeitsregel” aus.
Beispiel: Versandkosten basierend auf Gewicht
  • Regel für Sperrgut erstellen: Erstelle eine Regel für “Sperrgut”.
  • Gewicht festlegen: Setze die Bedingung, dass das Gewicht der Produkte im Warenkorb größer oder gleich 50 kg sein muss.
  • Versandart zuweisen: Wechsle zur Versandart und füge eine Preismatrix hinzu, die 20 € Versandkosten berechnet, wenn die Regel erfüllt ist.

4 Regel-Vorschau

  • Vorschaumodus aktivieren: Teste, wie Deine Regel auf bestehende Bestellungen reagiert.
  • Beispiel: Prüfe, ob die Regel “Gesamtsumme ≥ 100 €” für eine Bestellung mit einem Warenwert von 449 € und Rechnungsland Deutschland erfüllt ist.

Fazit

Der Rule Builder und der Flow Builder in Shopware 6 sind leistungsstarke Tools, die Dir dabei helfen, Deine Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und zu automatisieren.

  • Rule Builder: Ermöglicht Dir die Erstellung und Verwaltung von Regeln basierend auf spezifischen Bedingungen wie Warenkorbinhalt, Datum und Uhrzeit oder Kundengruppe. Mit dem Rule Builder kannst Du beispielsweise Versand- und Zahlungsoptionen anpassen, verschiedene Preise anzeigen oder den Zugriff auf bestimmte Inhalte steuern. Die Flexibilität des Rule Builders erlaubt es Dir, maßgeschneiderte Regeln zu erstellen, die direkt auf die Bedürfnisse Deines Geschäfts zugeschnitten sind.

  • Flow Builder: Geht einen Schritt weiter, indem er es Dir ermöglicht, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu steuern. Während der Rule Builder Bedingungen festlegt, definiert der Flow Builder, was passieren soll, wenn diese Bedingungen erfüllt sind. So kannst Du beispielsweise automatische E-Mail-Benachrichtigungen verschicken, Lagerbestände aktualisieren oder spezifische Arbeitsabläufe innerhalb Deines Teams auslösen. Der Flow Builder bietet die Möglichkeit, diese Prozesse detailliert zu planen und über verschiedene Systeme hinweg zu integrieren.

Durch die Kombination dieser beiden Tools kannst Du sicherstellen, dass Dein Shopware-System sowohl flexibel als auch leistungsfähig bleibt. Der Rule Builder gibt Dir die Werkzeuge an die Hand, um präzise Bedingungen zu definieren, während der Flow Builder Dir erlaubt, die daraus resultierenden Aktionen nahtlos zu automatisieren. Zusammen ermöglichen sie eine umfassende und effiziente Verwaltung Deiner Geschäftsprozesse, die sowohl die Kundenerfahrung verbessert als auch interne Abläufe optimiert.

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