Bestandssoftware im Kampagnenprozess: Wo Reibung entsteht
Das Marketingteam plant mit dem Vertrieb eine neue Kampagne. Zielgruppe, Inhalte und Leadprozess stehen. Interessenten sollen sich registrieren, passende Informationen erhalten und anschließend an den Vertrieb übergeben werden.
In der Umsetzung zeigt sich schnell, dass dieser Ablauf längst nicht mehr nur vom Marketing abhängt. Formulare, Kundendaten, Leadübergabe und weitere Schritte hängen an einer gewachsenen Bestandsanwendung und den Systemen, mit denen sie verbunden ist.
Kritisch kann es dort werden, wo Prozesse und Schnittstellen mit den gewachsenen Anforderungen nicht mehr Schritt halten. Dann entstehen manuelle Umwege: Das Formular lässt sich nur mit Entwicklungsaufwand anpassen, vorhandene Daten können nicht automatisch genutzt werden und neue Leads müssen exportiert, aufbereitet oder manuell zugeordnet werden.
Jeder einzelne Schritt funktioniert. Zusammen entsteht aber ein Kampagnenprozess, der mehr Zeit, Abstimmung und manuelle Pflege verlangt, als eigentlich nötig wäre.
Gewachsene Bestandssoftware als Herzstück der Systemlandschaft
Im Zentrum solcher Abläufe steckt häufig eine Anwendung, die über Jahre gewachsen ist. Aus einer Website mit CMS wurden Formulare, individuelle Funktionen, Shop oder Selfservice. Dazu kommen Verbindungen zu ERP, CRM oder weiteren Systemen.
Genau darin liegt ihr kostbarer Wert. Gleichzeitig entstehen mit der Zeit Abhängigkeiten, die genauer betrachtet werden sollten. Kritisch kann es zum Beispiel werden, wenn:
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Schnittstellen fehlen oder nicht mehr zu den heutigen Prozessen passen. Daten müssen dann manuell übertragen oder mehrfach gepflegt werden.
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Standardsoftware stark individuell erweitert wurde und der Hersteller Support oder Updates einstellt. Die eigene Lösung hängt dann an einer technischen Basis, die nicht mehr regulär weiterentwickelt oder mit Sicherheitsupdates versorgt wird.
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Eigenentwicklungen über Jahre gewachsen sind, ohne dass Wissen und Dokumentation mitgewachsen sind. Änderungen werden dadurch aufwendiger und hängen stärker von einzelnen Personen ab.
Keine dieser Situationen bedeutet automatisch, dass die Anwendung ersetzt werden muss. Sie sind aber gute Gründe, genauer hinzusehen, bevor Aufwand, Risiken und technische Grenzen weiter wachsen.
Ein Beispiel: Wann manuelle Datenpflege und fehlende Schnittstellen zum Engpass werden
Montagmorgen, die Kampagne geht live. Im ERP sind die Produktdaten aktuell, im CMS fehlt noch eine Änderung. Die Leadliste aus dem Formular wird exportiert, ergänzt und für den Vertrieb aufbereitet.
Für eine Kampagne ist das mal machbar. Wiederholt sich derselbe Ablauf bei jeder Aktion, werden Excel-Listen, manuelle Exporte und doppelte Pflege schnell zum festen Prozess. Datenstände laufen auseinander, Leads landen zu spät oder doppelt im Vertrieb.
Auch neue Ideen stoßen schneller an Grenzen. Personalisierung oder eine schnellere Leadübergabe scheitern dann nicht an der Idee, sondern an fehlenden Datenflüssen oder Schnittstellen. So richtet sich das Marketing zunehmend danach, was die bestehende Technik zulässt.
Bestandssoftware analysieren: Prozesse und Abhängigkeiten sichtbar machen
Gerade weil sich solche Abläufe über Jahre einschleichen, wirken sie irgendwann völlig normal. “Nur” ein Export hier, eine doppelte Pflege dort. Ob es einfacher gehen könnte, wird im Tagesgeschäft selten grundsätzlich hinterfragt.
Ein paar einfache Fragen helfen, den eigenen Prozess mit etwas Abstand zu betrachten:
- Welche Systeme sind für Marketing und Vertrieb geschäftskritisch?
- Können mehrere Personen erklären, wie sie zusammenspielen?
- Sind Datenwege, Schnittstellen und manuelle Schritte nachvollziehbar?
- Kennen wir den tatsächlichen Aufwand hinter dem heutigen Prozess?
- Was passiert, wenn ein System, Anbieter oder eine Schlüsselperson wegfällt?
Und dann die Gegenprobe: Würden wir diesen Prozess heute noch genauso aufbauen?
Wer bei mehreren Punkten sofort konkrete Situationen vor Augen hat, hat bereits erste Ansatzpunkte. Dann lohnt sich der Blick auf die Zusammenhänge: Was verursacht tatsächlich Aufwand, wo entstehen Abhängigkeiten und welche Prozesse könnten heute einfacher gelöst werden?
Erst danach lässt sich sinnvoll bewerten, ob eine Schnittstelle fehlt, ein Prozess automatisiert oder ein Teil der Anwendung weiterentwickelt werden sollte.
Bestandssoftware analysieren und sinnvoll weiterentwickeln
Gewachsene Bestandssoftware ist nicht automatisch problematisch. Kritisch wird es, wenn doppelte Datenpflege, manuelle Übertragungen und technische Einschränkungen zum festen Bestandteil von Marketing- und Vertriebsprozessen werden.
Dann lohnt es sich, die Anwendung und die daran hängenden Abläufe als Ganzes zu betrachten.
Bei Esono arbeiten wir seit vielen Jahren mit individuell entwickelten und gewachsenen Anwendungen. Unser Ansatz beginnt deshalb beim Bestand: Welche Prozesse hängen an der Anwendung, wo entstehen unnötige Aufwände und welche Abhängigkeiten sollten genauer betrachtet werden?
Ein Application Assessment kann dafür einen ersten Überblick schaffen. Ohne direkt ein Großprojekt daraus zu machen, aber konkret genug, um die nächsten Schritte fundierter zu entscheiden.
Damit Marketing und Vertrieb ihre Prozesse wieder stärker danach gestalten können, was sinnvoll ist und weniger danach, welche Umwege die bestehende Technik verlangt.
Unverbindlich den ersten Schritt mit dem Selfcheck machen
In rund 15 Minuten erhalten Sie eine erste Einschätzung Ihrer Bestandssoftware. Der Selfcheck führt Sie durch sechs zentrale Bereiche: von Betrieb und Schnittstellen über Wissen und technische Basis bis zur Zukunftsfähigkeit. Mithilfe eines einfachen Punktesystems erkennen Sie, wo Ihre Anwendung bereits gut aufgestellt ist und an welchen Stellen sich eine genauere Betrachtung lohnen kann.